Для организации писем можно создавать папки. Для перемещения сообщений в папки можно создать правила, действующие в зависимости от отправителя сообщения, других его получателей, слов в теме или теле сообщения, а также на основании других факторов.

Можно использовать фильтры и папки поиска для просмотра сообщений, отвечающих определенным критериям поиска.

Outlook может оказывать помощь в управлении почтовым ящиком, периодически архивируя старые элементы. Различные папки могут иметь различное расписание архивации.

При работе с Microsoft Exchange Server можно открывать доступ к папкам в своем собственном почтовом ящике другим пользователям внутри организации.