Иллюстрированный самоучитель по Outlook2003

Архивация сообщений


Можно архивировать сообщения вручную либо автоматически. Когда заархивированные сообщения перемещаются в отдельный файл, сообщения удаляются из их исходных папок. По умолчанию Outlook автоматически архивирует сообщения во всех папках через определенные промежутки времени в месте, установленном операционной системой. Можно изменить общие настройки по умолчанию функции AutoArchive (Автоархивация) и указать различные настройки для отдельных папок. Настройки архивации, установленные для отдельной папки, игнорируют общие настройки для этой папки. Если не указать настройки автоархивации для папки, Outlook будет использовать общие настройки.

В этом упражнении вы сохраните сообщение в виде текстового файла, сохраните сообщение в файле HTML, проведете архивацию сообщений вручную и установите параметры автоматической архивации.

Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

  • В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры). Появится диалоговое окно Options (Параметры).
  • Откройте вкладку Other (Дополнительно) и нажмите кнопку AutoArchive (Автоархивация). Появится диалоговое окно Автоархивация (AutoArchive).
  • Просмотрите настройки автоархивации по умолчанию; в частности, обратите внимание на интервал времени, через который будет происходить архивация, возраст данных, начиная с которого элементы будут архивироваться, и путь к папке в строке Move old items to (Перемещать старые элементы в папку).
  • Нажмите кнопку Отмена (Cancel) в каждом из открытых диалоговых окон. Диалоговые окна закроются без сохранения изменений.
  • Совет. С помощью функции очистки почтового ящика (Mailbox Cleanup) можно выяснить размер почтового ящика, найти и удалить старые элементы, большие по размеру, чем установленный предел, запустить автоархивацию или просмотреть и очистить папку Deleted Items (Удаленные). Чтобы использовать эту возможность, в меню Tools (Сервис) выберите Mailbox Cleanup (Очистка почтового ящика).

  • В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на значке Folder List (Список папок).
    Отобразится область Folder List (Список папок).


  • В файле данных SBS Organizing щелкните на папке Inbox (Входящие) (не на папке Inbox [Входящие] собственного почтового ящика).


  • В меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт Folder (Папка) и выберите Properties (Свойства). Появится диалоговое окно Inbox Properties (Свойства папки «Входящие»).


  • Откройте вкладку AutoArchive (Автоархивация). Отобразятся параметры автоархивации.




  • Выберите опцию Archive this folder using these settings (Архивировать папку со следующими настройками).


  • В поле Clean out items older than (Удалять элементы старше) выберите 1 и Month (дней).


  • Важно. В реальных условиях, скорее всего, будет указываться более Длительный период архивации, однако в нашем упражнении в папке Inbox (Входящие) будет производиться архивация всех сообщений.

  • Убедитесь, что выбрана опция Move old items to default archive folder (Перемещать старые элементы в папку по умолчанию), и нажмите ОК. Диалоговое окно Inbox Properties (Свойства папки «Входящие») закроется. Элементы в папке Inbox (Входящие) будут заархивированы согласно новым настройкам. Элементы во всех остальных папках будут заархивированы согласно настройкам по умолчанию.


  • В меню File (Файл) выберите Archive (Архивировать). Появится диалоговое окно Archive (Архивация).


  • Убедитесь, что выбрана опция Archive this folder and all subfolders (Архивировать эту папку и все вложенные папки) и щелкните на папке SBS Organizing.




  • В ниспадающем списке Archive Items older than (Архивировать элементы, созданные до) выберите дату, более позднюю, чем некоторые сообщения в папке Inbox (Входящие), и нажмите ОК. Outlook заархивирует сообщения в учебной папке Inbox (Входящие) согласно указанным настройкам.


  • В Folder List (Список папок) дважды щелкните на каталоге Archive Folders (Архивные папки), чтобы развернуть его, и щелкните на папке Inbox (Входящие), находящейся в этом катале ге. Отобразится содержимое заархивированной папки Inbo> (Входящие).


  • Закройте файл данных SBS Organizing.


    Содержание раздела