Предоставление доступа к папкам другим пользователям

При работе с Outlook сообщения, контакты, встречи и другие элементы хранятся в папках. По умолчанию стандартные папки Outlook (Календарь, Контакты, Удаленные, Черновики, Входящие, Дневник, Нежелательная почта, Заметки, Исходящие, Отправленные, Синхронизация, Задачи и Папки поиска) и папки, создаваемые пользователем, являются частными, т.е. доступ к ним может осуществляться только данным конкретным пользователем. Тем не менее, если имеется подключение к сети с сервером Microsoft Exchange Server, можно сделать частные папки общими, что позволит другим пользователям осуществлять к ним доступ.

Открывать доступ к папкам можно двумя способами. Первый из них заключается в предоставлений! другим пользователям разрешения на доступ к папке. Например, имеется набор сообщений, которые должны быть доступны сотруднику по проекту. Эти сообщения можно сохранить в папке и предоставить сотруднику доступ к этой папке. Можно указать несколько уровней разрешения, начиная с Owner (Владелец) (полный доступ) и заканчивая Reviewer (Читатель) (только чтение). При выборе уровня разрешения Outlook сообщает о том, какие действия будут разрешены для выполнения.

Например, потребуется предоставить доступ уровня Author (Автор) ассистенту по проекту, который будет помогать в управлении входящей почтой. Как автор он сможет читать сообщения, создавать элементы, а также изменять и удалять создаваемые им элементы, однако обладатель разрешения Author (Автор) не имеет возможности создания подпапок. Так как разрешения определяются в виде свойств отдельной папки, можно предоставить кому-либо доступ уровня Owner (Владелец) к одной папке и доступ уровня Reviewer (Читатель) к другой. Также можно предоставить нескольким пользователям разрешение на доступ к папке и указать для каждого из них свой уровень разрешения.

Второй способ предоставления доступа к папкам заключается в предоставлении доступа типа Delegate (Делегат). При определении какого-либо пользователя как делегата указывается его уровень доступа к папкам Календарь, Задачи, Входящие, Контакты, Заметки или Дневник, который может представлять собой уровень Editor (Редактор), Author (Автор) или Reviewer (Читатель).
Редактор может читать, создавать и изменять элементы в папке. Автор может читать и создавать элементы в папке. Читатель может читать элементы. Делегат может быть редактором в одной папке и читателем в другой. Как автор или редактор делегат также может отправлять сообщения от имени пользователя, наделившего его полномочиями делегата. Получатели сообщений, отправленных делегатом, будут видеть в полученном сообщении имена как менеджера, так и делегата. Независимо от уровня доступа делегат не может создавать подпапки. Чтобы разрешить кому-либо создание подпапок, необходимо открыть общий доступ к папке посредством разрешений.

Важно. Для выполнения данного упражнения необходимо подключение к сети Microsoft Exchange Server.

В данном упражнении в почтовый ящик читателя будет скопирована папка, после чего будут продемонстрированы различные способы предоставления к ней доступа другим пользователям.

В области Navigation Pane (Область переходов) перетащите панель с кнопками вниз так, чтобы все кнопки были свернуты и отобразилось большее число почтовых папок.

Разверните свой собственных почтовый ящик и файл данных SBS Organizing, чтобы видеть их содержимое.

Щелкните правой кнопкой мыши на учебной папке Inbox (Входящие) и во всплывающем меню выберите Сору (Копировать). Появится диалоговое окно Copy Folder (Копирование папки).

Прокрутите список до его верхнего элемента и щелкните на своем собственном почтовом ящике.

Нажмите ОК. Учебная папка Inbox (Входящие) будет скопирована в собственный почтовый ящик читателя под именем Inbox 1.

В своем собственном почтовом ящике щелкните правой кнопкой мыши на папке Inbox 1 (Входящие 1) и во всплывающем меню выберите Sharing (Доступ). Появится диалоговое окно Inbox Properties (Свойства папки Входящие 1), открытое на вклад» Permissions (Разрешения).

Нажмите кнопку Add (Добавить). Появится диалоговое окно Adc Users (Добавление пользователей).

Щелкните на имени сотрудника, которому требуется предоставить доступ к данной папке, и нажмите кнопку Add (Добавить).

Выбранное имя отобразится в поле Add Users (Пользователи).

Нажмите ОК. Диалоговое окно Add Users (Добавление пользователей) закроется. Диалоговое окно Inbox I Properties (Свойства папки Входящие 1) отобразит в списке выделенное имя сотрудника.

С выделенным именем сотрудника в области Permissions (Разрешения) щелкните на кнопке списка справа от поля Permissior Level (Уровень разрешения) и выберите Editor (Редактор). Опции Create Items (Создание элементов) и Read Items (Чтение элементов) будут включены, и в областях Edit Items (Изменение элементов) и Delete Items (Удаление элементов) будет выбрана опция АН (Все).

Нажмите ОК. Новые настройки разрешений будут применены к папке Inbox 1 (Входящие 1). Ваш сотрудник теперь сможет просматривать папку, открывая ее из Outlook на своем компьютере, а также создавать, изменять и удалять содержащиеся в ней элементы.

Совет. Чтобы открыть папку другого пользователя, в меню File (Файл) наведите указатель мыши на пункт Open (Открыть) и выберите Other User's Folder (Папка другого пользователя). Нажмите кнопку Name (Имя), Щелкните на имени пользователя, которому предоставляется доступ к папке, после чего нажмите ОК. В ниспадающем списке Folder Type (Тип папки) щелкните на папке, которую требуется открыть, после чего нажмите ОК.

Если ваш сотрудник не занят, попросите его открыть вашу папку Inbox (Входящие), чтобы убедиться в том, что к данной папке соответствующим образом открыт доступ.

После этого щелкните на папке Inbox1 (Входящие 1) и на панели инструментов нажмите кнопку Delete (Удалить). Когда Outlook выдаст запрос на подтверждение удаления, нажмите кнопку Yes (Да). Папка Inbox будет удалена из почтового ящика.

Не забудьте развернуть кнопки перехода так, как это требуется.

Содержание раздела