Распределение сообщений по папкам

Создание папок для организации сообщений поможет избежать накопления ненужных сообщений в папке Inbox (Входящие). Например, можно создать отдельную папку для каждого из проектов, над которыми вы работаете, и хранить все сообщения, относящиеся к определенному проекту, в присвоенной ему папке. Или же, например, создать папку для хранения всех сообщений от начальника. Можно перемещать сообщения в папки вручную или настроить Outlook на автоматическое распределение сообщений по папкам.

Для получения дополнительной информации об автоматическом перемещении сообщений обратитесь к параграфу «Управление сообщениями посредством правил» ранее в этой главе.

Совет. Если используется учетная запись Microsoft Exchange Server, помощник Out of Office Assistant позволит управлять сообщениями во время отсутствия пользователя на рабочем месте. Чтобы изучить эту возможность, в меню Tools (Сервис) выберите Out of Office Assistant.

В этом упражнении вы создадите новую папку, переместите сообщения в эту папку, затем переместите и переименуете саму папку, после чего удалите сообщение и папку.

Откройте папку Inbox (Входящие) учебного файла.

В меню Tools (Сервис) выберите Organize (Организовать). Появится область Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие).

Для получения информации об организации сообщений с применением цвета обратитесь к разделу «Управление сообщениями с применением цвета» в главе 2.

В верхней части области Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие) нажмите кнопку New Folder (Новая папка). Появится диалоговое окно Create New Folder (Новая папка).

Решение проблем. Если данные по умолчанию хранятся в личной папке на жестком диске компьютера пользователя, первым элементом в поле Select where to place the folder (Поместить папку в) будет элемент Personal Folders (Личные папки).

В строке Name (Имя папки) введите Домашняя демонстрация, это будет имя новой папки.

В списке Select where to place the folder (Поместить папку в) щелкните на папке Inbox (Входящие) учебного файла данных SBS Organizing и затем нажмите ОК.

Диалоговое окно Create New Folder (Новая папка) закроется. Новая папка «Домашняя демонстрация» появится в списке папок как подкаталог папки Inbox (Входящие) (Можно прокрутить вниз список папок, чтобы увидеть нужную папку.)

В папке Inbox (Входящие) щелкните на сообщении «Предстоящая демонстрация» от Karen Berg и в области Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие) нажмите кнопку Move (Переместить). Сообщение будет перемещено в новую папку.

Повторите шаг 5, чтобы переместить сообщения RE: Upcoming Tradeshow (RE: Предстоящая демонстрация) и Today's schedule (Расписание на сегодня) в новую папку.

Совет. Можно автоматически перемещать сообщения в другую папку, создав правило. Чтобы создать простое правило, например, для перемещения всех сообщений от начальника в отдельную папку, используйте ярлык Using Folders (По папкам) в области Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие). Чтобы создать более сложные правила, нажмите кнопку Rules Wizard (Мастер правил) в правом верхнем углу области Ways to Organize Inbox (Настройка папки Входящие).

В области Navigation Pane (Область переходов) щелкните на папке Домашняя демонстрация. Отобразится содержимое новой папки.

В Navigation Pane (Область переходов) перетащите папку Домашняя демонстрация на Outlook Today (Outlook Сегодня). Теперь новая папка находится на одном уровне с папкой Inbox (Входящие) и расположена в алфавитном порядке относительно других папок на этом уровне.

В списке папок щелкните правой кнопкой мыши на папке Домашняя демонстрация и выберите в появившемся меню Rename (Переименовать). Имя папки появится в области редактирования текста.

Введите Демонстрация цветов и нажмите клавишу Enter . Имя папки изменится.

В списке папок щелкните на папке Демонстрация цветов, чтобы отобразить ее содержимое.

Щелкните правой кнопкой мыши на сообщении «Предстоящая демонстрация» и выберите Move to Folder (Переместить в папку). Появится диалоговое окно Move Items (Перемещение элементов).

Щелкните на учебной папке Inbox (Входящие) и нажмите ОК.

Сообщение переместится в папку Inbox (Входящие).

Щелкните на сообщении RE: Upcoming Tradeshow (RE: Предстоящая демонстрация) и нажмите кнопку Delete (Удалить). Сообщение удалено, и эта папка теперь пуста.

Перетащите сообщение Today's Schedule (Расписание на сегодня) в учебную папку Inbox (Входящие) в области Navigation Pane (Область переходов). Сообщение будет перемещено в папку Inbox (Входящие), и папка станет пустой.

В области списка папок щелкните на папке Демонстрация цветов и нажмите клавишу Del.

В появившемся окне предупреждения Outlook об удалении папки нажмите Да (Yes). Папка удалена. При удалении папки все содержимое также удаляется. (В данном случае папка была пуста.)

Закройте область списка папок.

Важно. Все элементы, удаляемые в Outlook, помещаются в папку Deleted Items (Удаленные). Можно просмотреть удаленные элементы, щелкнув на этой папке в области списка папок. Можно настроить Outlook на удаление всех файлов из папки Deleted Items (Удаленные) при каждом выходе из Outlook, установив соответствующую опцию в диалоговом окне Options (Параметры). В меню Tools (Сервис) выберите Options (Параметры), откройте вкладку Other (Дополнительно) и затем поставьте галочку напротив опции Empty the Deleted Items folder upon exiting (Очищать папку «Удаленные» при выходе); после этого нажмите ОК. Можно очистить папку Deleted Items (Удаленные) в любое время, щелкнув на ней правой кнопкой мыши в области списка папок и выбрав Empty «Deleted Items» Folder (Очистить папку «Удаленные») в появившемся меню.

Содержание раздела