Несмотря на то, что можно обновлять задачи, созданные для себя, при присвоении задачи какому-либо другому пользователю ее обновлять сможет только этот пользователь. Тем не менее, можно сохранить копию задачи в списке Tasks (Задачи), и эта копия будет обновляться одновременно с обновлением задачи пользователем, которому она была поручена. Например, если пользователь изменит состояние или степень выполнения задачи, сохраненная исходная копия задачи также обновится. Кроме того, можно указать необходимость получения отчетов о состоянии задачи. Отчеты о состоянии представляют собой особые сообщения электронной почты, отражающие текущее состояние задачи.
В данном упражнении контакту будет присвоена задача и осуществлено отслеживание порученной задачи.
Откройте папку Tasks (Задачи).
На панели инструментов нажмите кнопку New Task (Создать задачу). Появится форма задачи.
В поле Subject (Тема) введите Отправка отчета.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок) и щелкните на дате, расположенной на две недели вперед текущей.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Start date (Дата начала) и выберите дату, расположенную на неделю вперед текущей.
На панели инструментов нажмите кнопку Assign Task (Назначить задачу). В форме Task (Задача) появится строка То (Кому).
В поле То (Кому) введите kim@gardenco.msn.com. Обратите внимание на то, что опции Keep an updated copy of this task on my task list (Обновлять копию этой задачи в списке задач) и Sendme a status report when this task is complete (Отправлять отчет о состоянии по завершении задачи) отмечены.
Щелкните в области комментариев и введите Отчет об учете товаров в качестве описания типа запрашиваемого отчета.
На панели инструментов нажмите кнопку Send (Отправить). Если появится сообщение с уведомлением о выключенном оповещении задачи, нажмите ОК. Запрос о задаче будет отправлен. После того как получатель задачи примет или отклонит ее, отправителю задачи придет соответствующее уведомление.
Важно. Адреса электронной почты, используемые в данном упражнении, не являются действительными.
Всякие элементы, отправляемые по этим адресам, будут возвращаться из-за невозможности доставки. Вернувшиеся сообщения можно удалить в любой момент.
В меню View (Вид) наведите указатель мыши на пункт Arrange By (Упорядочить по), укажите на Current View (Текущее представление) и выберите Assignment (Назначение). Папка Tasks (Задачи) отобразит только те задачи, которые были присвоены другим пользователям. Для каждой задачи отображаются поля Subject (Тема), Owner (Ответственный), Due Date (Срок) и Status (Состояние). Значок палки сообщает о том, что отбор задач выполнен.
Важно. Если задача присваивается нескольким пользователям, нельзя сохранить копию задачи в списке Tasks (Задачи). Чтобы иметь возможность отслеживать процесс выполнения задач, порученных более чем одному пользователю, следует создать дубликаты задачи и назначить каждый из них отдельному пользователю.
В списке Tasks (Задачи) дважды щелкните на задаче Submit report (Отправка отчета). Появится форма задачи. По мере выполнения задачи ее состояние будет отражаться в заголовке вкладки Task (Задача).
Щелкните на вкладке Details (Детали), чтобы открыть ее. По мере выполнения задачи или после ее завершения вся соответствующая информация или дата завершения отобразится в заголовке данной вкладки.
Нажмите кнопку Close (Закрыть). Форма Task (Задача) закроется, и вновь отобразится список Tasks (Задачи).
Совет. Если требуется поручить задачу другому пользователю, но нет необходимости в отслеживании ее выполнения, можно отправить задачу в виде вложения электронного сообщения, а не назначать задачу другому пользователю. В списке Tasks (Задачи) щелкните правой кнопкой мыши на задаче и в появившемся меню выберите Forward (Переслать). Адресуйте сообщение, после чего нажмите кнопку Send (Отправить). После этого получатель сможет сохранить приложенную задачу в своем списке Tasks (Задачи). Задачи, полученные таким образом, аналогичны задачам, созданным пользователем для себя.
На панели инструментов нажмите кнопку New Task (Создать задачу).Появится форма Task (Задача).
На панели инструментов нажмите кнопку Assign Task (Назначить задачу). В форме задачи появится поле То (Кому).
Если Contacts (Контакты) не является активной адресной книгой, щелкните на кнопке списка справа от поля Show Names from the (Источник адресов) и в ниспадающем списке выберите Contacts (Контакты).
В списке Name (Имя) щелкните на любом контакте, нажмите кнопку То (Кому), после чего нажмите ОК. Имя и адрес электронной почты контакта будут введены в поле То (Кому).
Нажмите кнопку Close (Закрыть) и в запросе о сохранении изменений выберите No (Нет). Задача будет закрыта без сохранения.
