Задачи могут повторяться через равные интервалы времени либо через промежутки, устанавливаемые по дате, в которой задача была помечена как выполненная. Например, можно создать задачу, чтобы в дальнейшем напоминать себе о необходимости просмотра состояния проекта через каждые семь дней. Если обзор осуществляется в пятницу, и задача помечается как выполненная, Outlook создает следующее вхождение задачи, сроком выполнения которой назначается следующая пятница. Если следующая проверка состояния осуществляется в четверг, Outlook создает следующее вхождение задачи и назначает срок выполнения на следующий четверг. Задача, повторяющаяся через установленный промежуток времени, будет заново создаваться через этот интервал, независимо от состояния предыдущих вхождений задачи. Например, можно создать задачу для отправки сотрудниками отчетов о расходах в финансовый отдел 5-го числа каждого месяца. Когда задача помечена как завершенная, независимо от дня недели Outlook создает следующее вхождение задачи и присваивает ему срок выполнения, назначенный на 5е число следующего месяца.
Можно создавать и изменять задачи в папке Tasks (Задачи) либо в области TaskPad (Область задач), присутствующей в представлении Calendar (Календарь) по умолчанию.
В данном упражнении будет показано, как создавать задачу, повторяющуюся задачу, устанавливать оповещение, обновлять задачу и изменять настройки задачи.
Не забудьте запустить Outlook перед тем, как начинать работу с этим упражнением.
В области Navigation Pane (Область переходов) нажмите кнопку Tasks (Задачи). Содержимое папки Tasks (Задачи) отобразится в представлении по умолчанию Simple List (Простой список).
На панели инструментов, нажмите кнопку New Task (Создать задачу). Появится ферма новой задачи.
В поле Subject (Тема) введите Заказ новых брошюр.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок) и выберите дату следующего дня.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Start date (Дата начала) и выберите дату текущего дня.
Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. В папке Tasks (Задачи) появится новая задача.
На панели инструментов нажмите кнопку New Task (Создать задачу). Появится форма задачи.
В поле Subject (Тема) введите Утверждение расписания.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок), после чего выберите понедельник, расположенный на две недели вперед.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Start date (Дата начала), после чего выберите следующий понедельник.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Priority (Приоритет) и выберите High (Высокий).
Убедитесь, что в области Recurrence pattern (Повторять) выбрана опция Weekly (Еженедельно) и отмечена опция Monday (Понедельник). По завышении задачи через каждую неделю она переназначается на следующий понедельник.
В области Range of recurrence (Пределы повторения) выберите опцию End after (Завершить после), в поле occurrences (повторений) введите 8 и нажмите ОК. Outlook сгенерирует восемь вхождений каждой задачи для восьми последующих недель.
Нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма Task (Задача) закроется. В папке Tasks (Задачи) отобразится новая задача.
Совет. Можно быстро создать новую задачу прямо из папки Tasks (Задачи). Просто щелкните на поле Click here to add a new task (Щелчок добавит элемент). После этого введите тему задачи, нажмите клавишу Tab , укажите срок и нажмите клавишу Enter.
Дважды щелкните на задаче «Заказ новых брошюр». Появится форма задачи.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Due date (Срок), после чего щелкните на дате, находящейся на одну неделю позже текущей даты. Текущий срок обозначается желтым полем.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Status (Состояние), после чего выберите In Progress (Выполняется).
Убедитесь в том, что опция Reminder (Оповещение) отмечена. Затем щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder (Оповещение) и выберите дату на два дня раньше нового срока выполнения.
Щелкните на кнопке списка справа от второго поля Reminder (Оповещение), после чего выберите 10:00 AM.
Щелкните в области комментариев, введите Связаться с отделом маркетинга по вопросу рекламы и нажмите кнопку Save and Close (Сохранить и закрыть). Форма задачи закроется. Обновленная задача отобразится в папке Tasks (Задачи).
В области Tasks (Задачи) щелкните на кнопке списка справа от поля Reminder time (Время оповещения) и выберите 9:00 AM (9:00). Оповещения для всех создаваемых задач будут устанавливаться на 9 часов утра на дату, на которую назначено оповещение.
Щелкните на кнопке списка справа от поля Completed task color (Цвет завершенной задачи), прокрутите список и выберите синий цвет (пятый сверху).
Выключите опцию Send status reports when assigned tasks are completed (Отправлять отчет о состоянии по завершении задач).
Нажмите ОК и в диалоговом окне Options (Параметры) нажмите ОК. Отобразится папка Tasks (Задачи).
Чтобы пометить задачу Submit timesheet (Утверждение расписания) как завершенную, отметьте опцию, расположенную слева от нее. Список Tasks (Задачи) также отображает следующее вхождение повторяющейся задачи «Утверждение расписания».
Совет. Можно быстро создать, задачу из сообщения электронной почты. Просто перетащите сообщение,на кнопку Tasks (Задачи) на панели Navigation Pane (Область переходов) и заполните появившуюся форму Task (Задача).
